| Formulas y Funciones I | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Uno de los principales usos de StarCalc se relaciona con las fórmulas y funciones. ¿Cómo se manejan estos recursos? ¿Cómo está compuesta una fórmula? Aprenderemos a manejar las fórmulas con gran destreza. Es posible afirmar que el principal motivo por el cual los usuarios utilizan las hojas de cálculo es la posibilidad de aplicar fórmulas y funciones a sus datos. Una fórmula es una sentencia matemática o lógica que ejecuta una operación en base a determinados datos y calcula un resultado. StarCalc trae incorporada una serie de fórmulas, las que reciben la denominación de funciones. A través de estos elementos usted podrá automatizar diversas rutinas y crear complejas hojas de cálculo, para administrar su información. Tal como hemos visto en secciones previas, cada vez que usted desee ingresar una fórmula dentro de StarCalc deberá ingresar primero el signo igual. Por ejemplo, para obtener la suma del rango de celdas comprendido entre la celda B3 y la celda B8, usted tendrá que ingresar la siguiente fórmula: =SUMA (B3:B8). Luego de haber insertado una fórmula dentro de una hoja de cálculo StarCalc le mostrará, en forma predeterminada, el resultado de la misma. Si usted desea ver el texto de la fórmula y no el resultado, tendrá que ejecutar el comando Herramientas > Opciones. Luego en el cuadro de diálogo Opciones tendrá que seleccionar la entrada Hoja de cálculo y después hacer click en Contenidos. En el sector derecho de la ventana encontrará una casilla de verificación denominada Fórmulas. Pulse sobre ella para activarla, y a continuación presione el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Cuando regrese a la hoja de cálculo podrá visualizar el contenido de las fórmulas en lugar de los resultados. Para volver a ver los resultados simplemente tendrá que repetir nuevamente este procedimiento. Figura 05.67. Figura 05.67: Luego de ingresar una fórmula StarCalc le mostrará automáticamente el resultado de la misma. Sin embargo, usted puede hacer que las fórmulas aparezcan directamente en la hoja de cálculo. |
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| Los componentes de una fórmula | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Una fórmula puede contener diversos elementos. En la lista que Figura a continuación hallará una descripción de los mismos: • Operadores matemáticos: Podrá emplear estos elementos para realizar las cuatro operaciones matemáticas básicas, es decir, Suma, Resta, Multiplicación y División. Existen además otros operadores que le permitirán realizar operaciones avanzadas como Porcentaje y Exponenciación. Los operadores matemáticos de StarCalc son los siguientes:
• Operadores de comparación: Estos operadores se emplean para realizar comparaciones entre dos valores y devuelven como resultado los valores lógicos verdadero o falso. En la lista que Figura a continuación encontrará un detalle de los mismos:
• Suma de Textos: Por intermedio del símbolo & usted podrá realizar la suma de dos bloques de texto en StarCalc. Por ejemplo, si ingresa la fórmula Buenos & Aires obtendrá como resultado Buenos Aires. • Operadores de Referencia: Estos operadores permiten combinar rangos de celdas, brindándole la posibilidad de hacer referencia a ellas de diferentes formas. Dentro de StarCalc los operadores de referencia son los que Figuran a continuación:
Cuando usted emplea el operador de Rango le indica a StarCalc que debe utilizar estas celdas como la primera y la última dentro de un área. En el segundo caso, en cambio, el programa calculará la suma de la intersección, es decir la zona que tienen en común los rangos B2:C7 y C5:D10, que corresponderá en esta situación al área comprendida entre las celdas B5 y B7. Finalmente, cuando StarCalc encuentre un operador de Unión, tratará a las celdas como una combinación de todos sus valores en forma conjunta. Por lo tanto en nuestro ejemplo se calculará la suma del rango B2:B7 y al resultado se le adicionará el valor de la celda C2. Observe la Figura 05.68. Figura 05.68: Usando los operadores de referencia podrá indicarle a StarCalc cómo debe tratar los valores comprendidos en el interior de las fórmulas. • Paréntesis: por intermedio del uso de paréntesis usted tendrá la posibilidad de dividir una fórmula en distintos segmentos. De esta forma podrá especificar el orden en que serán evaluados los componentes de la misma, debido a que StarCalc realizará primero todas aquellas operaciones que se encuentren entre paréntesis. Si usted ingresa una fórmula sin paréntesis, entonces StarCalc evaluará las operaciones siguiendo el orden predeterminado. El orden en el que son evaluados los operadores dentro de StarCalc en forma predefinida aparece en la lista que Figura a continuación: Por ejemplo, si usted ingresa la siguiente fórmula =10*5+2, obtendrá como resultado el valor 52, porque según el orden predeterminado StarCalc evaluará primero la multiplicación de los valores 10 * 5 y al resultado le sumará 2. Mientras que si ingresa =10*(5+2), el resultado será 70, porque en este caso se resolverá primero el segmento de la fórmula que se encuentra entre paréntesis, es decir 5 + 2, y ese valor será multiplicado por 10. Observe la Figura 05.69. Figura 05.69: El uso de paréntesis le permitirá dividir una fórmula en diversos segmentos, con lo que podrá alterar el orden de evaluación predeterminado de StarCalc. • Texto y números: dentro de las fórmulas usted podrá ingresar valores numéricos, así como también texto. A este tipo de valores se los denomina constantes. • Referencias de celdas: otro de los elementos que es posible insertar dentro de una fórmula son Referencias de celdas, en lugar de ingresar los valores directamente. En este caso, StarCalc interpretará estas referencias tomando directamente los valores de las mismas para realizar las operaciones correspondientes. Por ejemplo, supongamos que quiere realizar la suma de los valores 10, 12 y 23, que se encuentran en las celdas B2, C5 y E3 respectivamente. Para hacerlo, usted podría ingresar la siguiente fórmula en una celda libre de su hoja de cálculo: =B2+C5+E3. StarCalc transformará estas referencias en los correspondientes valores de las celdas para obtener el resultado de la misma. La ventaja principal de la utilización de referencias radica en que el resultado de la fórmula cambia en forma automática al modificar los valores en las celdas. |
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| Cómo hacer referencia a celdas de otras hojas | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Durante esta sección hemos explicado cuál es la sintaxis que debe utilizarse para hacer referencia a una celda dentro de una fórmula, asumiendo que ésta se encuentra en la misma hoja de cálculo que la celda encargada de almacenar la fórmula. Pero StarCalc le brinda también la posibilidad de hacer referencia a celdas situadas en cualquiera de las hojas que componen un documento. En este caso, cuando desee hacer referencia a una celda ubicada en otra hoja deberá anteponer el nombre de la hoja y luego un punto al nombre de la celda. Por ejemplo, supongamos que usted está trabajando con la Hoja1 y desea hacer referencia a la celda B7 de la Hoja2. Entonces tendrá que utilizar la siguiente sintaxis: Hoja2.B7. Tenga en cuenta que es factible realizar cualquiera de las operaciones que hemos visto previamente haciendo referencia a celdas de otras hojas. Por ejemplo, si desea sumar el rango de celdas comprendido entre las celdas C2 y C6 de la Hoja 3 y colocar el resultado en la celda B5 de la Hoja 2, deberá ingresar allí esta fórmula =SUMA(Hoja3.C2:C6). Observe la Figura 05.70. Figura 05.70: Dentro de las fórmulas es posible incluir referencias a celdas de las otras hojas que forman parte del documento. Es importante destacar además que es factible utilizar tanto referencias relativas como absolutas. En este último caso tendrá que colocar signo $ delante del nombre de la hoja o de la celda, según a qué elemento desee referirse en forma absoluta. Por ejemplo, en la fórmula =$Hoja1.C5, se hace referencia en forma absoluta a la Hoja1, en cambio en la fórmula =Hoja1. $C$5, la referencia absoluta corresponde a la celda C5. Observe la Figura 05.71. Figura 05.71: Cuando incluya nombres de celdas pertenecientes a otras hojas de cálculo podrá hacerlo por medio de referencias relativas y absolutas. Además existe la posibilidad de hacer referencia a una celda que forme parte de otra hoja de cálculo. En este caso será necesario incluir la ruta completa del archivo como parte de la referencia. Por ejemplo, supongamos que se encuentra trabajando con una hoja de cálculo denominada Resumen.sdc, y quiere hacer referencia a la celda C11 de otro archivo llamado Gastos.sdc guardado dentro de la carpeta Mis Documentos. La fórmula que tendría que emplear en ese caso será la siguiente: Como podrá observar, dentro de la fórmula aparece la ruta completa del archivo que contiene la celda, luego el símbolo #, que utiliza internamente StarOffice para hacer referencia a un elemento dentro de un archivo, y finalmente el nombre de la hoja y el de la celda. Observe la Figura 05.72. Figura 05.72: Otra de las posibilidades es la de hacer referencia a una celda ubicada dentro de otro archivo. En este caso tendráque incluir la ruta completa del mismo en la fórmula. |
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Es importante aclarar que cada vez que usted abra una hoja de cálculo que posea fórmulas que hacen referencia a celdas de otros documentos, StarCalc le mostrará un cuadro de diálogo en el que le preguntará si quiere actualizar esta información. Si desea hacerlo simplemente presione el botón Sí, de lo contrario pulse sobre la opción No y en la hoja de cálculo aparecerán los valores de la última vez que haya sido guardada. Observe la Figura 05.73. Figura 05.73: Cada vez que abra una hoja de cálculo que posea referencias a otros documentos aparecerá este cuadro de diálogo, preguntándole si desea actualizar la información. |
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| Funciones | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Tal como hemos visto en la sección anterior, las fórmulas que vienen incluidas dentro de StarCalc reciben la denominación de Funciones. El objetivo principal de las funciones es simplificar la tarea de construir una hoja de cálculo. Por ejemplo, si usted tiene que sumar un rango de celdas, podría hacerlo por intermedio del operador matemático +, pero es indudable que resultará mucho más sencillo realizar esta operación empleando la función SUMA de StarCalc. Las funciones reciben información a través de parámetros de entrada de datos conocidos como argumentos, los que deben colocarse entre paréntesis a continuación del nombre de la función. Los argumentos están estrictamente relacionados con las funciones, por lo tanto, varían de acuerdo al tipo de función que se utilice. Sin embargo, la forma en la que se estructura una función es siempre la misma. Los distintos argumentos que posee una función se separan unos de otros por medio de un punto y coma y todos quedan encerrados entre paréntesis detrás del nombre de la función. Con el objeto de simplificar el trabajo de ingresar las funciones en las hojas de cálculo, StarCalc incluye una herramienta llamada Asistente de Funciones. Existen básicamente tres formas distintas de acceder a la misma: ejecutando el comando Insertar > Función, pulsando sobre el ícono Asistente de funciones que aparece en la Barra de Fórmulas o empleando la combinación de teclas <Ctrl> + <F2>. En la próxima sección hallará una descripción detallada sobre las características principales del Asistente de Funciones de StarCalc. Observe la Figura 05.74. Figura 05.74: La función principal del Asistente de Funciones es simplificar el trabajo de ingresar funciones en las hojas de cálculo. Para acceder a esta herramienta podrá utilizar estas técnicas. |
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viernes, 3 de junio de 2011
formulas y funciones
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